1. ระบบ MASTER DATA (BRANCH / CUSTOMER / USER / SECURITY CONTROL)
- เป็นส่วนของข้อมูลพื้นฐานของระบบงาน ที่ใช้ในการอ้างอิงกับข้อมูลที่เป็น JOB ORDER หรือ DOCUMENT REQUEST ต่างๆ
- เป็นส่วนที่ใช้ในการกำหนด Profile ของระบบ
- เป็นส่วนที่ใช้ในการกำหนด Security ของผู้ที่จะเข้ามาใช้งาน และ ผู้มีอำนาจในการอนุมัติ
- สามารถกำหนดข้อมูลลูกค้าเพื่อใช้ในการอ้างอิงในระบบ และ ใช้ในการออก INVOICE ได้
- สามารถกำหนดข้อมูล VENDOR ที่จะใช้อ้างอิงในการทำรายงานต้นทุนได้
2. SERVICE CHARGE MASTER FILE
- สามารถกำหนดชื่อค่าบริการประเภทต่างๆได้ รวมถึงการกำหนด GL Account Code ตาม FORMAT ของ บริษัทไทยกรีนแลนด์ เทรดดิ้ง จำกัด ได้
- พิมพ์เอกสารตามรูปแบบมาตรฐานที่ ตะวันเทคโนโลยี จำกัด กำหนด (Standard format)
3. ระบบ PROPOSAL & QUOTATION
- เป็นระบบที่ใช้ในการบันทึกราคาที่ได้เสนอไว้กับลูกค้า โดยจะใช้อ้างอิงตอนออกใบ INVOICE ที่จะเรียกเก็บเงินลูกค้าตามราคาที่ได้เสนอไว้ในใบเสนอราคานั้นๆ
- มีข้อจำกัดเรื่องของการพิมพ์ใบเสนอราคา
- มีระบบการอนุมัติก่อนนำไปใช้งาน
- สามารถใช้ใบเสนอราคามากกว่า 1 ใบใน 1 JOB ได้
4. ระบบ JOB CONTROL
- เป็นระบบที่ใช้ในการเปิดงานในแต่ละประเภท โดยจะมีการ RUNNING JOB งานแยกแต่ละประเภท (EX, EW, OB, IB, IW, IM)
- มีหน้าจอบันทึกข้อมูลรายละเอียดของงานแต่ละประเภท
- สามารถระบุสิทธิประโยชน์ต่างๆ เช่น 19ทวิ, ชดเชย, BOI เพื่อใช้ในการตรวจสอบวันที่การใช้สิทธิ์ต่างๆได้
- สามารถพิมพ์เป็นใบ JOB DESCRIPTION ได้
- สามารถระบุผู้เปิด JOB และ ลูกค้าที่อยู่ใน JOB นั้นได้
- สามารถทราบสถานะงานของแต่ละ JOB ได้ว่าอยู่ในขั้นตอนใด (OPEN / PROCESS / CLOSE / BILLING / CANCEL)
- สามารถทำการยกเลิก JOB นั้นได้ พร้อมระบุสาเหตุ และ ผู้อนุมัติให้ยกเลิก
- สามารถสรุปต้นทุนของ JOB งานนั้นๆได้
5. ระบบ DOCUMENT REQUEST & TRANSPORT REQUEST
- เป็นระบบที่ใช้บันทึกข้อมูล และ พิมพ์เอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องกับงาน
- พิมพ์เอกสารตามรูปแบบมาตรฐานที่บริษัท ตะวันเทคโนโลยี จำกัด กำหนด(Standard format)
- กรณีมีการเพิ่มเติม REPORT ตามรูปแบบมาตรฐานที่บริษัทไทยกรีนแลนด์ เทรดดิ้ง จำกัด กำหนดจะมีการคิดค่าบริการเพิ่มตามความเหมาะสมโดยมีขั้นต่ำอยู่ที่ 5,000 บาทต่อ REPORT
6. ระบบ ADVANCE & LIMIT CONTROL & ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 50 ทวิ
- เป็นระบบการเบิกค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ของเจ้าหน้าที่ C/S หรือ Shipping เพื่อนำไปใช้ในการปฏิบัติงาน
- สามารถควบคุมวงเงินการเบิกของพนักงานแต่ละคนได้
- สามารถควบคุมวงเงินการเบิกของลูกค้าแต่ละคนได้
- การเบิกทุกครั้งจะต้องมีผู้ตรวจสอบ และ ผู้อนุมัติเสมอ
- หลังจากที่ตรวจสอบแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลใดๆได้อีก
- ตรวจสอบการเบิกค่าใช้จ่ายเดียวกันใน JOB เดียวกันได้ (ตรวจสอบการเบิกซ้ำ) และ สามารถเบิกซ้ำได้ถ้าต้องการ
- สามารถพิมพ์ใบเบิกเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานได้
- ข้อจำกัด คือ ไม่สามารถทำใบ ADVANCE 1 ใบกับหลายๆ JOB ได้ แต่มีข้อยกเว้น คือ 1 JOB สามารถมีใบ ADVANCE หลายๆใบได้
- สามารถบันทึกใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย 50 ทวิ ทั้งแบบยื่นเอง และ ทำแทน รวมถึงออกรายงาน ภงด. 3 และ 53 โดยแยกเลขที่ใบหัก ณ ที่จ่ายตาม “กระทำการแทน” หรือ “บริษัทออกเอง” ได้
- รายการใบเบิกในแต่ละรายการสามารถกำหนดวิธีการเบิกได้ เช่น เงินสด หรือ เช็ค
7. ระบบ CLEARING
- เป็นระบบการปิดค่าใช้จ่ายเข้ามาในระบบ จาก C/S หรือ จาก Shipping แต่ละคน โดยการอ้างอิงจากใบเบิกของ JOB นั้นๆ
- ระบบจะทำการตรวจสอบรายการที่ปิดค่าใช้จ่ายเข้ามาทุกรายการ หากซ้ำ กับใบปิดค่าใช้จ่าย ใบอื่นใน JOB เดียวกัน ระบบจะทำการเตือนให้ทราบ และ สามารถ ปิดค่าใช้จ่ายรายการนั้นซ้ำได้ถ้าต้องการ
- การปิดค่าใช้จ่ายทุกครั้งจะต้องมีผู้ตรวจสอบ และ ผู้อนุมัติเสมอ
- หลังจากที่ตรวจสอบแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลใดๆได้อีก
- ตรวจสอบการเบิกค่าใช้จ่ายเดียวกันใน JOB เดียวกันได้ (ตรวจสอบการปิดซ้ำ) และ สามารถปิดค่าใช้จ่ายซ้ำได้ถ้าต้องการ
- สามารถพิมพ์ใบปิดค่าใช้จ่ายเพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานได้
- ข้อจำกัด คือ ไม่สามารถทำใบปิดค่าใช้จ่าย 1 ใบกับหลายๆ JOB ได้ แต่มีข้อยกเว้น คือ 1 JOB สามารถมีใบ ปิดค่าใช้จ่ายหลายๆใบได้
8. ระบบ PAYMENT & RECEIPT CONTROL
- เป็นระบบที่ใช้ทำการจ่ายเงินตามที่มีผู้ขอเบิกจากใบ ADVANCE
- เป็นระบบที่ใช้ทำการตรวจสอบและรับเงินคืนจากใบ CLEARING
9. ระบบ CASH & CHEQUE CONTROL
- เป็นระบบตรวจสอบการรับ – จ่ายเงินสด หรือ เช็ครับล่วงหน้าจากลูกค้า หรือ เช็คจ่ายพนักงาน กรณีจ่าย ADVANCE
- สามารถออกรายงานรับ – จ่ายเงินได้
10. ระบบ ใบแจ้งหนี้ (INVOICE ในประเทศ)
- สามารถดึงข้อมูล JOB COST มาสร้างเป็นใบแจ้งหนี้ได้ โดยอ้างอิงข้อมูลจากใบเสนอราคา (PROPOSAL & QUOTATION)
- สามารถบันทึกรายการค่าบริการเพิ่มเติมในใบแจ้งหนี้ หรือ หมายเหตุรายการในใบแจ้งหนี้ได้
- 1 JOB สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้มากกว่า 1 ใบ
- สามารถยกเลิกใบแจ้งหนี้ / รวมใบแจ้งหนี้ / โอนใบแจ้งหนี้เข้า JOB อื่น ได้
- พิมพ์ใบแจ้งหนี้ตามรูปแบบที่ Standard format บริษัทผู้ให้บริการกำหนด
11. DAILY REPORT & SUMMARY REPORT & KPI REPORT
- ออกรายงานต่างๆ ตามที่ผู้ให้บริการกำหนด โดยข้อมูลที่นำมาออกรายงานนั้นจะต้องเป็นข้อมูลที่มีอยู่ในระบบแล้วเท่านั้น
- ลักษณะของรายงานจะเป็น แบบละเอียด (DAILY) และ แบบสรุป (SUMMARY)
- รายงานทุกตัวสามารถ Export ให้อยู่ในรูปของ File ได้ ได้แก่ TEXT, EXCEL, RTF, PDF, TIFF